UEN-Kolumne mit Professor Markus Launer - Gastbeitrag von Kurt Wiedenhoff, Vorsitzender Uelzer Tafel e.V., zum Thema KI bei Tafeln im ländlichen Raum

Digitalisierung und KI-Einsatz bei Tafeln im ländlichen Raum – Chancen und Herausforderungen am Beispiel der Uelzer Tafel

Die Uelzer Tafel – Lebensmittel retten und Menschen unterstützen

Die Uelzer Tafel verfolgt das Ziel, überschüssige, noch genießbare Lebensmittel vor der Vernichtung zu bewahren und gleichzeitig Menschen mit geringem Einkommen zu unterstützen. Dazu werden Lebensmittelspenden von Supermärkten, Bäckereien, Herstellern und weiteren Partnern eingesammelt, nach Verwendbarkeit sortiert und an bedürftige Personen ausgegeben.

Wöchentlich werden dabei rund 5 Tonnen Lebensmittel vor der Vernichtung gerettet.  Rund 450-500 Familien und Einzelpersonen (bei der Tafel Kunden genannt) erhalten wöchentlich diese geretteten Lebensmittel. Damit werden ca. 1750 Personen versorgt. Die Kunden der Tafel müssen einen Einkommensnachweis beibringen, der alle 1-2 Jahre erneut geprüft wird. Nur dann erhalten sie den für den Warenempfang notwendigen Tafelausweis.

Rechtlich ist die Uelzer Tafel ein eigenständiger eingetragener Verein, der ausschließlich von Spenden getragen wird. Rund 120 ehrenamtlich Mitarbeitende leiste jede Woche extrem viele Arbeitsstunden.

Gleichzeitig bietet die Uelzer Tafel auch Raum für soziale Kontakte – sowohl für die ehrenamtlich Mitarbeitenden untereinander als auch für die Kunden.

Besonderheiten der ländlichen Struktur

Die Uelzer Tafel arbeitet in einer überwiegend ländlich geprägten Region. Daraus ergeben sich besondere Herausforderungen, die sich von den Bedingungen in Großstädten deutlich unterscheiden.

Zum einen sind die Wege zwischen Spendern und der zentralen Sortierung bzw. den beiden zusätzlichen Ausgabestellen oft lang. Jährlich müssen die Fahrzeuge ca. 35000 Kilometer zurücklegen.

Zum anderen sind die Ressourcen begrenzt. Die Zahl der ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer, verfügbare Fahrzeuge, Lagerkapazitäten und finanzielle Mittel setzen natürliche Grenzen für die Arbeit der Uelzer Tafel.

Hinzu kommt, dass viele Kundinnen und Kunden in kleineren Ortschaften leben und nicht immer über eine gute Verkehrsanbindung verfügen. Nur rund 20 % der Kunden kommen aus dem Landkreis, der größere Teil aus der Stadt Uelzen. Anfragen zeigen, dass in den Samtgemeinden des Landkreises ebenfalls hoher Bedarf an Unterstützung durch die Uelzer Tafel besteht.

Diese Rahmenbedingungen machen eine effiziente Organisation besonders wichtig und eröffnen gleichzeitig Ansatzpunkte für den Einsatz digitaler Technologien und künstlicher Intelligenz.

KI und Digitalisierung als Hilfsmittel – ein theoretischer Ansatz

Digitalisierung und KI können die Arbeit der Tafeln unterstützen, ohne den sozialen Charakter der Organisation zu ersetzen. Sie können dazu beitragen, Prozesse effizienter zu gestalten, Ressourcen besser einzusetzen und die Versorgung von Kundinnen und Kunden zu verbessern.

Digitalisierung entlang der Lieferkette

Schon bei der Produktion der Lebensmittel erfolgt zunehmend der Einsatz von KI – insbesondere um Über- und vor allem Fehlproduktionen, die ansonsten zur Vernichtung anstehen würden, zu reduzieren.

Durch den Einsatz von KI werden in Zukunft die Bestellvorgänge der Lebensmittelgeschäfte optimiert werden, sodass weniger Lebensmittel wegen mangelnder Qualität oder eingeschränkter Mindesthaltbarkeit aussortiert werden müssen. D.h. es müssen weniger Lebensmittel gerettet werden – in der Konsequenz stehen dann aber auch weniger Lebensmittel für die Abgabe an armutsgefährdete Personen zur Verfügung.

Letztlich können durch die Digitalisierung auch Aufgaben der Bürokratie (Lieferschein-Erstellung etc.) vereinfacht werden.

Diskutiert wird, ob eine digitale Tourenplanung eine Vereinfachung und Kostenreduktion erbringen kann. Zum aktuellen Zeitpunkt ist da jedoch eher Skepsis angebracht, da die Touren nach langjähriger Erfahrung zu festen Zeiten (ähnlich einem Linienbus-System) erfolgen. Die Skeptiker sehen in einer digitalen Tourenplanung einen Anfangsaufwand, der sich finanziell nicht lohnen wird.

Digitalisierung interner Prozesse

Auch innerhalb der Tafel bieten digitale Werkzeuge zahlreiche Möglichkeiten.

Übersetzungen und Kundenkommunikation

Viele Tafelkunden verfügen über unterschiedliche Sprachkenntnisse. Moderne Übersetzungsprogramme und KI-basierte Sprachassistenten können Informationen schnell in verschiedene Sprachen übertragen. Besonders für Geflüchtete oder neu zugewanderte Menschen erleichtert dies die Kommunikation erheblich.

Gleichzeitig können digitale Informationsangebote, beispielsweise per Messenger, E-Mail oder Internetseite, aktuelle Hinweise zu Ausgabeterminen oder Änderungen schnell verbreiten.

Allerdings sind bei vielen – häufig älteren – Kunden die digitalen Grundkenntnisse eher gering und die Nutzung sozialer Medien eingeschränkt. Hier findet zwar ein Anpassungs- und Lernprozess statt, dieser benötigt aber noch einige Zeit.

Gewinnung von Ehrenamtlichen und Spenden

Soziale Medien und digitale Plattformen ermöglichen eine gezielte Ansprache potenzieller Ehrenamtlicher. KI-gestützte Kommunikationswerkzeuge können bei der Erstellung von Texten, Kampagnen oder Spendenaufrufen unterstützen.

Auch die Verwaltung von Unterstützern und Förderern lässt sich durch digitale Systeme vereinfachen.

Lagerhaltung und Warenmanagement

Der Einsatz von digitaler Warenhaltung und Warenmanagement ist in der langfristigen Zukunft denkbar. Hierzu wäre die digitalen Lieferscheine mit hoher Genauigkeit der Warenangaben erforderlich – was in der derzeitigen Realität aber nicht gegeben ist. (Meist wird die abgegebene Warenmenge der Geschäfte grob in der Anzahl der unsortierten Kisten angegeben). Somit wäre ein – derzeit nicht leistbarer – Aufwand für die Wareneingangserfassung notwendig. Mit kommender digitaler Kameratechnik könnte zukünftig aber eine schnelle Erfassung der Lieferungen erfolgen.

Verbesserung der Kundenversorgung

Langfristig könnten digitale Technologien auch die Versorgung der Kundinnen und Kunden verbessern.

Schon jetzt vereinfachen elektronische Kundenkarten die Ausweisprüfung. Zusätzlich sind statistische Auswertungen jederzeit machbar. Und Sonderaktionen (Schulstart-Geschenk oder ähnliches) sind inzwischen leichter zu organisieren und gerechter umzusetzen.

Denkbar wären beispielsweise zukünftig digitale Terminvergaben, die Wartezeiten reduzieren und den Besuch der Tafel besser planbar machen.

Im Landkreis Uelzen können in der weiteren Zukunft neue Logistikmöglichkeiten angedacht werden. Ein erster Schritt ist die Testphase für autonom fahrende Busse im Landkreis. Perspektivisch könnten dann autonome Fahrzeuge oder Drohnensysteme einzelne Lieferungen in den Landkreis hinein unterstützen.  Derzeit sind solche Ansätze jedoch aufgrund rechtlicher, technischer und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen eher ferne Zukunftsvisionen als praktische Lösungen für die Uelzer Tafel.

Vorteile und Risiken digitaler Technologien

Die Digitalisierung bietet jetzt bzw. in Zukunft zahlreiche Vorteile:

• Entlastung der Ehrenamtlichen bei Verwaltungsaufgaben
• Verbesserte Kommunikation mit Kunden und Spendern
• Bessere Nutzung vorhandener Lebensmittel
• Schnellere Informationsbereitstellung
• Höhere Transparenz bei Beständen und Prozessen
• Effizientere Planung von Personal-Einsätzen

Gleichzeitig bestehen Risiken:

• Technische Systeme können ausfallen oder fehlerhafte Entscheidungen unterstützen.
• Datenschutzanforderungen müssen konsequent eingehalten werden.
• Anschaffungs- und Betriebskosten können erheblich sein.
• Nicht alle Mitarbeitenden oder Kunden verfügen über ausreichende digitale Kompetenzen.
• Die persönliche Begegnung könnte in den Hintergrund geraten.

Die Einführung digitaler Lösungen erfordert daher stets eine sorgfältige Abwägung zwischen Nutzen und Aufwand.

Wie passt Digitalisierung zur Zielsetzung ehrenamtlicher Arbeit?

Die zentrale Aufgabe der Tafel besteht nicht allein in der Verteilung von Lebensmitteln. Ebenso wichtig sind menschliche Begegnung, Wertschätzung und soziale Teilhabe.

Digitalisierung sollte deshalb nicht als Ersatz für ehrenamtliches Engagement verstanden werden. Vielmehr kann sie dort unterstützen, wo Aufgaben unnötig Zeit und Ressourcen binden.

Wenn digitale Werkzeuge Routinearbeiten vereinfachen, bleibt mehr Zeit für die soziale Arbeit: Gespräche führen und Gemeinschaft fördern.

Der Mensch bleibt damit Mittelpunkt der Arbeit. Die Technik muss als Werkzeug dienen und darf kein Selbstzweck sein.

Wie viel Digitalisierung ist bei den Kunden möglich?

Die Kundschaft der Tafeln ist sehr heterogen. Daher unterscheiden sich auch die Möglichkeiten zur Nutzung digitaler Angebote erheblich.

Ein Teil der Uelzer Tafel Kunden nutzt digitale Technologien selbstverständlich. Insbesondere viele Menschen mit Fluchterfahrung, beispielsweise aus der Ukraine, verwenden Übersetzungsprogramme, Messenger-Dienste oder digitale Verwaltungsangebote regelmäßig.

Auf der anderen Seite gibt es Kundinnen und Kunden, die kein Smartphone besitzen oder digitale Anwendungen nur eingeschränkt nutzen können. Gerade ältere Menschen oder Personen mit geringer Medienkompetenz benötigen weiterhin analoge Zugangswege.

Deshalb sollten digitale Angebote stets als Ergänzung und nicht als ausschließlicher Zugang verstanden werden. Informationen müssen weiterhin auch persönlich, telefonisch oder in Papierform verfügbar bleiben.

Herausforderungen bei der Einführung

Menschen mitnehmen

Gerade im sozialen Bereich ist Akzeptanz entscheidend. Neue Technologien können nur erfolgreich eingesetzt werden, wenn Mitarbeitende und Kunden ihren Nutzen erkennen und Vertrauen in die Systeme entwickeln.

Veränderungen sollten deshalb schrittweise erfolgen und von einer offenen Kommunikation begleitet werden.

Know-how vermitteln

Die Mitarbeitende benötigen Unterstützung beim Umgang mit digitalen Werkzeugen.

Dies betrifft insbesondere:

• Grundlagen digitaler Anwendungen
• Datenschutz und Datensicherheit
• Nutzung von Übersetzungs- und Kommunikationsprogrammen
• Umgang mit digitalen Verwaltungsprozessen

Da Digitalisierung zunehmend auch bei Behörden und anderen sozialen Einrichtungen eingesetzt wird, können entsprechende Kompetenzen zusätzlich die gesellschaftliche Teilhabe fördern.

Kosten

Digitale Infrastruktur verursacht Kosten. Hardware, Software, Schulungen und laufender Support müssen finanziert werden. Als gemeinnützige, spendenfinanzierte Organisation steht die Uelzer Tafel hierbei vor besonderen Herausforderungen.

Förderprogramme, Kooperationen mit Unternehmen und ehrenamtliche IT-Unterstützung können helfen, diese Hürden zu überwinden.

Daten und Datenschutz

Digitale Prozesse erzeugen Daten, die ausgewertet werden können. Dadurch entstehen Möglichkeiten zur Optimierung von Abläufen, gleichzeitig aber auch Anforderungen an den Datenschutz.

Personenbezogene Informationen müssen geschützt werden. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist dabei ebenso wichtig wie transparente Regelungen zur Datennutzung.

Resümee

Digitalisierung und künstliche Intelligenz bieten auch für Tafeln im ländlichen Raum erhebliche Chancen. Sie können helfen, Lebensmittelströme besser zu organisieren, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Kommunikation mit Kunden, Spendern und Ehrenamtlichen zu verbessern.

Gleichzeitig dürfen die Risiken nicht unterschätzt werden. Kosten, Datenschutzfragen und unterschiedliche digitale Kompetenzen erfordern eine sorgfältige Planung und Umsetzung.

Für die Uelzer Tafel kann Digitalisierung deshalb vor allem dann erfolgreich sein, wenn sie schrittweise eingeführt wird und die beteiligten Menschen aktiv einbezogen werden. Die Technik sollte dabei stets dem eigentlichen Auftrag dienen: Lebensmittelverschwendung zu vermeiden, Menschen zu unterstützen und gesellschaftlichen Zusammenhalt zu fördern.

Der Weg in die digitale Zukunft besteht somit nicht darin, menschliche Begegnungen zu ersetzen, sondern sie durch geeignete Werkzeuge sinnvoll zu unterstützen.

Foto: privat